ISO 9001 تنها در مورد مستندسازی نیست

ISO 9001 یک استاندارد بین المللی است که بهترین شیوه ها را برای مدیریت کیفیت تعریف می کند. وقتی بسیاری از مردم به ISO 9001 فکر می کنند، تصورشان این است که این استاندارد فقط در مورد مستندات است.

استاندارد در واقع به تعدادی از اسناد و الزامات نیاز دارد که یک QMS (سیستم مدیریت کیفیت) باید شامل اسنادی باشد که سازمان برای مؤثر بودن سیستم مدیریت کیفیت ضروری تشخیص داده است.

بسیاری از ممیزان و حتی مجریان این را به این معنا تفسیر می کنند که سازمان باید همه چیز را یادداشت کند. با این حال، تعداد ایده‌آل اسناد به سازمان و میزان کنترل‌هایی که اجرا می‌کند باید مستند شوند بستگی دارد.

آیا این مدرک لازم است؟

تعدادی از عوامل میزان مستندات مورد نیاز شما در سیستم QMS را تعیین می کند. این عوامل شامل شایستگی افراد درگیر و سطح اتوماسیون موجود است. تشخیص اینکه آیا یک سند مورد نیاز است یا خیر، آسان تر خواهد بود، زمانی که تمام عواملی که اطمینان می دهند که الزامات به طور روشمند برآورده شده اند، در نظر گرفته شوند. مستندسازی یک فرآیند اغلب به اطمینان از اینکه به درستی ارتباط و درک شده است کمک می کند. همچنین اجازه می دهد تا فرآیند به گونه ای اجرا شود که در دستیابی به هدف مورد نظر خود مؤثر باشد. سوابق نیز باید برای اطمینان از شواهد مناسب و قابلیت ردیابی در صورت لزوم ثبت شوند.

QMS یک سیستم زنده است، نه یک کتابچه راهنمای گرد و غبار روی یک قفسه

ایجاد مقدار مناسب اسناد و طراحی آن به روشی منظم و قابل استفاده یک جنبه اساسی برای اطمینان از استفاده از آن برای ارائه اهداف QMS است. مستندات باید در نهایت بخشی جدایی ناپذیر از فرآیندها و فعالیت های روزمره شما باشد، در غیر این صورت نگهداری اسناد علاوه بر کار عادی، کاری طاقت فرسا تلقی می شود. هنگامی که این اتفاق می افتد، به روز رسانی اسناد تنها زمانی انجام می شود که یک ممیزی در افق ظاهر می شود.

هنگامی که توسعه مستندات QMS برای اولین بار آغاز می شود، یکی از بزرگترین چالش ها این است که تعیین کنیم از کجا شروع کنیم. چه تعداد مدرک مورد نیاز است، چه شکلی باید باشد، چه فیلدهایی باید در اسناد وجود داشته باشد تا مجوز، کنترل نسخه و غیره را فراهم کند. استفاده از سیستم مهندس محمدیان ، حدس و گمان و طراحی را از معادله خارج می کند. در صورت لزوم، الگوهایی را برای تمام اسناد مورد نیاز با یک فیلد مجوز ارائه می دهد. نیازی به نگرانی در مورد کنترل نسخه وجود ندارد، زیرا این ویژگی داخلی در پس زمینه اتفاق می افتد. هنگامی که اولین چالش برطرف شد، مشکل بعدی ارائه محتوا است. توسعه حتی ساده ترین و آسان ترین فرآیند می تواند باعث مسدود شدن نویسنده شود - چه جزئیاتی باید در سند گنجانده شود؟ چگونه آن را بیان کنم تا برای افرادی که باید هر روز با آن کار کنند، معنا پیدا کند؟

هنگامی که سازمانها گواهینامه هر استاندارد ISO را دریافت می کنند، از آنها انتظار می رود که یک سیستم مدیریتی را اجرا و حفظ کنند که الزامات استاندارد مربوطه را برآورده کند. با این حال این تنها نیاز نیست. این سیستم همچنین باید فرآیندهای تجاری را بهبود بخشد.

اجرای بیش از یک استاندارد ISO می تواند باعث پیچیدگی هایی مانند تکرار محتوا و اهداف متناقض شود.

سیستم مدیریت خود را در فرآیندهای خود ادغام کنید

استفاده از سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چندین مزیت دارد:

   به جلوگیری از تکراری شدن کمک می کند

   خطرات کلی را کاهش می دهد

   اهداف متضاد را آشکار می کند

   یک سیستم رسمی از فرآیندهای غیررسمی ایجاد می کند

   سازمان را قادر می سازد تا روی دستیابی به اهداف خود تمرکز کند

سیستم مدیریت یکپارچه با ارائه محتوایی که برای راه اندازی یا گسترش سیستم QMS / EMS یا ایزو45001 موجود خود نیاز دارید، موارد تکراری و هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.

مهندس محمدیان بسیاری از مؤلفه‌های تجاری را در یک سیستم منطقی ترکیب می‌کند، عملیات و مدیریت فرآیند، اهداف تجاری، ممیزی و ابتکارات بهبود مستمر را ساده می‌کند. این به سازمان ها امکان می دهد از یک رویکرد مدولار برای توسعه محتوا با سرعت خود و مرتبط با در دسترس بودن منابع شما استفاده کنند.

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید

نوشتن دیدگاه